Logo der OKF

Kapitel 3.1

Organisationsprofil

Jubiläen

Die OKF DE feierte 2021 ihr zehnjähriges Jubiläum. Seit dem 19.02.2011 setzt sich die OKF DE für offenes Wissen sowie digitale Mündigkeit und den ethischen Umgang mit Technologie ein, zeigt deren demokratisches Potenzial und bringt Menschen zusammen. Seitdem wurden 56 Projekte umgesetzt, geschätzte 4.700 Flaschen Mate getrunken und 55.797 Commits in unsere GitHub-Repositories gepusht. Es wurden OK-Labs in 26 Städten gegründet und die ehrenamtlichen Communities sind auf sagenhafte 1.387 Mitglieder angewachsen, die entscheidend zum Erfolg zahlreicher Projekte und damit der OKF DE beigetragen haben. Eine Geburtstagsfeier musste coronabedingt leider ausfallen. Dennoch ist es gelungen, das Jubiläum angemessen mit einigen öffentlichkeitswirksamen Maßnahmen zu würdigen: Mehrere Gesprächsformate zu unseren Kernthemen fanden statt, in einer Blogreihe wurde auf die Gründung zurückgeblickt und eine ➠Sonderwebsite mit einem Jubiläumslogo wurde geschaltet. Auch unser Programm FragDenStaat wurde 10 Jahre alt und konnte konstatieren, dass es gelungen ist, unsere Demokratie zu stärken. Informationsfreiheit ist in Deutschland besser verankert als zuvor. Aber selbstverständlich ist das nicht. Errungene Fortschritte müssen zudem immer wieder aufs Neue verteidigt werden.

Vereinsorgane, Geschäftsführung und Team

Die Mitgliederversammlung der OKF DE ist ein beschlussfassendes Vereinsorgan. Ihr obliegen alle Aufgaben, die laut Satzung ausdrücklich nicht auf ein anderes Vereinsorgan übertragen worden sind. Der Mitgliederversammlung gehören alle ordentlichen Vereinsmitglieder mit je einer Stimme an. Dem Verein gehören 46 ordentliche Mitglieder an. Es gibt keine Fördermitglieder. In jedem Geschäftsjahr findet eine ordentliche Mitgliederversammlung statt. Sie wird vom Vorstand schriftlich oder in elektronischer Form als E-Mail unter Angabe der Tagesordnung einberufen. Aufgrund der Coronapandemie wurde die Mitgliederversammlung am 01.12.2021 erneut digital durchgeführt auf Grundlage des Gesetzes vom 27.03.2020 zur Abmilderung der Covid-19-Folgen für Vereine. Auf der Mitgliederversammlung wurden folgende Beschlüsse gefasst: Die Feststellung und das Einstellen des Jahresergebnisses; die Entlastung von Vorstand, Kassenwartin und Geschäftsführung; die Neufassung der Vereinssatzung und die Geschäftsordnung für den Vorstand; die Wahl von Kristina Klein als Vorstandsvorsitzender; die Wahl der Vereinsmitglieder Maria Reimer und Mark Brough als Kassenprüfer:innen; die Bestätigung der Solidaris GmbH für die Durchführung der Wirtschaftsprüfung des Geschäftsjahres 2021.

Der ehrenamtlich tätige Vorstand setzt sich aus einem Vorsitz, einem stellvertretenden Vorsitz (bis Dezember 2021), der Position der Kassenwart:in sowie aus Beisitzer:innen zusammen. Nach sieben erfolgreichen Jahren ist Andreas Pawelke zum 01.04.2021 aus dem Vorstand ausgeschieden und hat den Vorsitz zunächst kommissarisch an das langjährige Vorstandsmitglied Kristina Klein übergeben. Nach dieser reibungslosen Übergangsphase wurde Kristina Klein auf der Mitgliederversammlung zur neuen Vorstandsvorsitzenden gewählt. Die stellvertretende Vorstandsvorsitzende Jana Wichmann erklärte am 27.12.2021 ihren Rücktritt aus dem Vorstand aus persönlichen Gründen. Diese Position wurde nicht neu besetzt. Ziel der neuen Geschäftsordnung für den Vorstand ist es, Klarheit und Transparenz über die Aufgaben, die Arbeitsweise, die Entscheidungsfindung und die Verhaltensregeln für die Arbeit des Vorstands der OKF DE zu schaffen. Dies erleichtert insbesondere das Onboarding neuer Vorstandsmitglieder und strukturiert die ehrenamtliche Tätigkeit in verbesserter Form. Die Geschäftsordnung baut auf den Regelungen zum Vorstand in der Satzung auf und vertieft diese noch zusätzlich mit Details. Zukünftige Änderungen und Ergänzungen können – ohne die Satzung ändern zu müssen – per einstimmigem Beschluss des Vorstands vorgenommen werden.

Mitglieder des Vorstands im Jahr 2021
Vorsitz Andreas Pawelke (bis 31.03.2021), Kristina Klein (ab 01.12.2021, sowie kommissarisch 01.04.-30.11.2021)
Stellv. Vorsitz Jana Wichmann (bis 27.12.2021)
Kassenwartin Gabriele C. Klug
Beisitzer:innen Daniel Dietrich, Lea Gimpel, Dr. Stefan Heumann, Felix Reda


Im Laufe des Jahres erarbeitete die OKF DE eine Neufassung ihrer Vereinssatzung. Oberstes Ziel der Neufassung ist die Erweiterung des Vereinszwecks, um sich möglichst nah an den tatsächlichen Aktivitäten des Vereins zu orientieren. Im Gemeinnützigkeitsrecht gibt es mittlerweile mehr anerkannte Zwecke als zum Zeitpunkt der letzten Satzungsänderung 2017 (§ 52 Abs. 2 der Abgabenordnung). Es werden daher die Zwecke „Förderung des demokratischen Staatswesens“ und „Förderung des bürgerschaftlichen Engagements“ zusätzlich zu den bestehenden Zwecken „Bildung“ und „Wissenschaft und Forschung“ aufgenommen. Als zweites Ziel sollte die Möglichkeit zur Online-Mitgliederversammlung dauerhaft festgeschrieben werden. Dafür muss diese Möglichkeit explizit in der Satzung erwähnt sein. Der Satzungsentwurf wurde im August 2021 vom Berliner Finanzamt geprüft und auf der Mitgliederversammlung beschlossen. Die neue Satzung tritt im Februar 2022 nach Eintragung in das Vereinsregister in Kraft.

Zur Führung der operativen Geschäfte hat der Vorstand eine hauptamtliche Geschäftsführung eingesetzt. Der Vorstand delegiert grundsätzlich die operative Ausgestaltung der strategischen Linien an die Geschäftsführung. Dabei handelt es sich sowohl um den inhaltlich-politischen Geschäftsbereich als auch um den organisatorischen und finanziellen Geschäftsbereich. Weiterhin delegiert der Vorstand die Personalverantwortung von Mitarbeiter:innen. Geschäftsführerin der OKF DE ist Dr. Henriette Litta.

Mit durchschnittlich 27 liegt die Zahl der beschäftigten Personen etwas unter dem Vorjahresniveau (28). Die Zahl der Mitarbeiter:innen schwankt projektbedingt von Jahr zu Jahr. Grundsätzlich ist angestrebt, das bestehende Personal zu halten und mittelfristige Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der OKF DE zu bieten; in einzelnen Projekten gibt es zudem moderate Wachstumspläne. Bei FragDenStaat wurden eine investigative Journalistin und eine Person für die Öffentlichkeitsarbeit eingestellt. Eine Europa-Expertin führt zudem seit 2021 Recherchen für FragDenStaat vom Standort Brüssel aus durch. Die zu Jahresanfang vakante Position eines Frontend-Entwicklers wurde dagegen nicht nachbesetzt. Bei Jugend hackt wurde im Herbst eine Fundraiserin eingestellt, um diesen Bereich weiter zu professionalisieren. Seit Frühjahr 2021 werden die regionalen Jugend-hackt-Koordinator:innen nicht mehr über die OKF DE angestellt, sondern wenn möglich vor Ort. Beim Prototype Fund kam es im Laufe des Jahres zu drei Weggängen; eine Position entfiel projektbedingt, die zwei weiteren Vakanzen konnten intern nachbesetzt werden. Mit dem Ausscheiden der Programmleitung wurde ab Oktober eine Doppelleitung durch die bisherigen Projektmanagerinnen eingeführt. Im neuen Projekt „MoFab“ wurde eine Stelle für das Projektmanagement neu besetzt. Besonders erfreulich ist, dass der Frauenanteil in der OKF DE bei über 57 Prozent liegt.

Qualitätssicherung und interne Kontrollmechanismen

Das interne kaufmännische Kontrollsystem besteht aus einem 4-Augen-Prinzip im operativen Geschäft, einer personellen Trennung von Freigabe und Durchführung von Zahlungen sowie der internen Kassenprüfung. Darüber hinaus werden Buchhaltung und Jahresabschluss von der externen Steuerkanzlei Winkow ausgeführt, welche eine weitere Kontrollinstanz für das Alltagsgeschäft bildet und vereinsschädigende oder gemeinnützigkeitsschädliche Handlungen direkt an die Geschäftsführung melden würde. Auch 2021 wurde eine finanzielle Jahresplanung für die Gesamtorganisation erfolgreich durchgeführt, und die Planungszahlen aller Bereiche wurden dem Vorstand vorgelegt. Die finanzielle Jahresplanung dient als Grundlage für Finanzentscheidungen im Folgejahr. Einmal pro Jahr erfolgt eine vereinsinterne Kassenprüfung. Der Bericht der Kassenprüfer:innen wird auf der Mitgliederversammlung vorgestellt und dient den Mitgliedern zur Orientierung für die Entlastung des Vorstands in Bezug auf den finanziellen Jahresabschluss. Die Kassenprüfer:innen dürfen nicht aus Vorstand und Belegschaft gestellt werden, um mögliche Interessenskonflikte zu vermeiden. Für das Geschäftsjahr 2020 wurde die Kassenprüfung durch die Mitglieder Mark Brough und Timo Lundelius am 22.04.2021 in den Büroräumen der OKF DE durchgeführt und ergab keine Beanstandungen. Für das Geschäftsjahr 2021 wurden die Mitglieder Maria Reimer und Mark Brough als Kassenprüfer:innen gewählt. Auf die Einhaltung ethischer Grundsätze, auch bei der Finanzadministration, achtet zudem eine interne Ethikbeauftragte. Seit Ende 2020 besteht darüber hinaus ein erweiterter Versicherungsschutz des Vereins für den Fall möglicher Verletzungen der Verwendung von Spenden und Zuwendungen.

Interessenkonflikte / Verflechtungen

Sieben hauptamtliche Teammitglieder sind auch Vereinsmitglieder und damit stimmberechtigt in der Mitgliederversammlung als Aufsichtsorgan der OKF DE. Ihr Anteil macht jedoch nur einen geringen Anteil der Mitglieder (46) aus. Ebenfalls Vereinsmitglieder und daher stimmberechtigt sind die Vorstandsmitglieder. Sie sind ehrenamtlich tätig und erhalten keine Bezüge – weder Gehälter oder Aufwandsentschädigungen noch Sachbezüge. Kein Vorstandsmitglied arbeitet vertraglich für die OKF DE. Es gibt keine finanziellen, persönlichen oder rechtlichen Abhängigkeitsverhältnisse zwischen Vereins-, Vorstands- und Teammitgliedern und anderen an der Finanzierung der OKF DE beteiligten Organisationen. Es bestehen keine Verwandtschaftsverhältnisse innerhalb der Organisation.

Die OKF DE hat einen Verhaltenskodex (Code of Conduct), an dem die Organisation ihr Handeln ausrichtet. Dort sind die Prinzipien Überparteilichkeit, Unabhängigkeit, Finanztransparenz, Kooperation mit Partner:innen, die unsere Werte und Ziele teilen, verankert. Die Überwachung der Einhaltung und als Ansprechperson für Team und Vorstand obliegt der der Ethikbeauftragten eingerichtet, an die sich jede:r wenden kann. Mit der Einführung einer Geschäftsordnung für den Vereinsvorstand wird u. a. erstmals eine Karenzregelung etabliert, die einen Wechsel vom Team zum Vorstand (und umgekehrt) erst nach einem Jahr erlaubt; darüber hinaus regelt die Geschäftsordnung den Umgang mit Interessenkonflikten und das Prozedere bei Verstößen gegen die kodifizierten Regelungen.

Sozial- und Umweltprofil

  • Wir haben flexible Arbeitszeiten und unterstützen mobiles Arbeiten.
  • Wir haben klare Regelungen zum Umgang mit Überstunden und Mehrarbeit.
  • Fortbildungen innerhalb der Arbeitszeit werden unterstützt und teilweise finanziert.
  • Die Geschäftsführerin hat eine „Open-Door-Policy“ für alle Teammitglieder.
  • Im Team gibt es zwei benannte Vertrauenspersonen für Sorgen und Beschwerden.
  • Tiere am Arbeitsplatz sind erlaubt.
  • Alle Vereinskonten liegen bei der GLS Gemeinschaftsbank.
  • Wir kaufen viele Büromöbel sowie einen Teil unserer IT-Ausstattung gebraucht.
  • Wir verwenden vornehmlich Recyclingpapier, Bürobedarf bestellen wir ökofair.
  • Reisen finden in aller Regel mit öffentlichen Verkehrsmitteln statt (2. Klasse); Inlandsflüge buchen wir nur in Ausnahmesituationen; Auslandsreisen sind Ausnahmen; wir haben keine Dienstwagen.

Unterstützung und Stärkung unserer Teammitglieder

Die OKF DE möchte eine Arbeitsumgebung schaffen und stärken, in der wertschätzend miteinander umgegangen wird. Zu unseren etablierten Mechanismen für eine gute Arbeitskultur gehören jährliche bis halbjährliche Personalgespräche mit gegenseitigem Feedback, Zielvereinbarungen am Jahresanfang mit Check-In zur Jahresmitte und klare Regelungen zu Arbeitszeit- und Überstunden, die auf eine gesunde Work-Life-Balance abzielen. Teammitglieder haben Anspruch auf ein Fortbildungsbudget, um ihre persönliche und professionelle Entwicklung voranzutreiben. Neu etabliert im Jahr 2021 haben wir eine Menstrual Leave Policy: Diese Regelung macht explizit, dass Mitarbeitende bei Menstruationsbeschwerden Anspruch auf Krankenstand haben.

Corona (COVID-19)

Die Coronapandemie blieb weiterhin belastend für viele Mitarbeiter:innen; die OKF DE war dennoch durchgängig gut arbeitsfähig. Ausnahmslos alle Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, ihre gesamte Arbeit im Homeoffice bzw. mobil und flexibel zu erledigen. Ein Minimalbetrieb für das Büro, beispielsweise um Post zu bearbeiten, Unterschriften zu leisten oder Ausdrucke vorzunehmen, wurde möglichst kontaktarm organisiert. Mit der zunehmenden Öffnung im Frühsommer wurde ein Hygieneplan für die Büroarbeit erarbeitet, der u. a. Abstandsregelungen und Maximalbelegungen definiert. Selbsttests wurden allen Mitarbeitenden kostenfrei zur Verfügung gestellt. Für einzelne Projektteams wurde jeweils ein fester Bürotag definiert, an dem dieses Team privilegierten Zutritt zum Büro hat. Eine Anwesenheitspflicht im Büro besteht seit März 2020 nicht. Alle getroffenen Regelungen wurden regelmäßig vom Personalzirkel überprüft und ggf. angepasst. Das zweitägige Team-Retreat im September 2021 in Brandenburg war insbesondere in Bezug auf das soziale und persönliche Miteinander ein Highlight in diesem Jahr.